Excel フィルターと相性の良いSUBTOTAL()関数

大量のデータの中から手順に従って条件に沿った値を拾っていく作業があり、機械的に作業できない部分があることから手作業でデータの抽出をすることになりました。

Excel表中から対応する印刷物ごとの特定データ群を抽出し、その群の中でのMin値を拾うというものです。特定データ群の対象となるかどうかは印刷物を目視により判断しないとできないケースです。

すぐにフィルター機能を使って絞り込む、というのは思いつくのですが、フィルタリングされたデータ群の特定列にある値を比較し、Min値を特定していくところでSUBTOTAL()関数と条件つき書式により自動判定と該当セルのマーキングをする処理を入れました。

該当列の見出しの上にSUBTOTAL()関数でMinを指定し、データ範囲を全列にしておくだけでフィルターをかけたときに、フィルタリングされたデータ群だけを対象にMin値が表示されます。ついでに、このセルの値と同じ値を持つセルに条件つき書式でセルの塗りつぶしを指定して、最終的に拾い上げるデータ行を見た目ですぐに判断できるようにしました。

フィルタリング条件が目視でないと決められないのが今回の作業の辛いところですが、少しでも作業負荷を下げるのとミスを防ぐためには手軽に使える機能だと思います。今回はフィルタリングされた群に関して履歴を残す必要がなかったのでこれで良いのですが、フィルタリングに指定したものを全て履歴として残すとなると、別の処理が必要になっていきます。